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L’extrait Kbis recense les informations légales et administratives d’une entreprise inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il constitue la preuve officielle de l’existence juridique de la société et est régulièrement exigé dans de nombreuses démarches : ouverture de compte bancaire, réponse à un appel d’offres, changement de contrat, etc.
Dès lors qu’une modification statutaire ou administrative intervient, il devient impératif de procéder à la mise à jour du Kbis pour que les informations communiquées aux tiers soient conformes à la réalité.
Par ailleurs, la non-mise à jour du Kbis peut entraîner un refus de certains dossiers administratifs ou contractuels, voire des sanctions en cas de contrôle. Il est donc essentiel d’anticiper ces formalités dès qu’un changement survient.
L’extrait Kbis est un document dynamique : il évolue au fil des modifications de l’entreprise. À chaque changement notable dans la vie de la société, une mise à jour du Kbis s’impose. Cela permet de garantir la fiabilité des données enregistrées auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Lors d’un déménagement de l’entreprise, le transfert de siège social doit être déclaré au greffe. Il implique souvent une modification statutaire, notamment si le nouveau siège se situe dans un autre ressort de tribunal de commerce. Cette actualisation modifie directement le Kbis.
💡 SeDomicilier propose également des solutions clés en main pour réaliser un transfert de siège social en toute simplicité.
Lorsque l’entreprise change de raison sociale ou passe d’une SARL à une SAS par exemple, les statuts doivent être mis à jour, puis transmis via le guichet unique. Ces modifications ont un impact immédiat sur l’extrait Kbis, qui enregistre la nouvelle identité de la société.
Le remplacement du dirigeant (président, gérant, directeur général…) doit être signalé sans délai. Cela implique généralement un dossier de modification au greffe, accompagné des pièces justificatives (PV d’assemblée, pièces d’identité du nouveau dirigeant, formulaire M3…).
💡 Ces formalités sont encadrées et peuvent être facilitées via le guichet unique ou par l’accompagnement d’un service dédié comme SeDomicilier.
L’activité exercée peut aussi évoluer : extension de services, spécialisation, diversification… Dans ce cas, l’objet social est modifié dans les statuts, et l’entreprise doit déclarer ces changements pour que le Kbis reflète correctement la nature de l’activité exercée.
Une augmentation ou réduction de capital doit faire l’objet d’une mise à jour officielle. Le Kbis mentionne toujours le montant exact du capital social, qu’il soit fixe ou variable. Toute modification implique une formalité juridique (procès-verbal, statuts modifiés, formulaire M2).
Toute modification affectant les éléments juridiques, administratifs ou statutaires d’une entreprise doit être signalée dans les plus brefs délais afin que l’extrait Kbis reflète fidèlement la réalité de la société.
💡 La règle générale est simple : la mise à jour du Kbis doit être effectuée dès qu’un changement entre en vigueur, que ce soit en interne (décision prise lors d’une assemblée générale) ou suite à un événement administratif (déménagement, changement de gérant, évolution de l’activité…).
👉 Certains changements doivent être déclarés immédiatement, comme :
En pratique, cela signifie qu’il ne faut pas attendre une échéance particulière pour effectuer la déclaration : la modification doit être entamée dès que la décision est prise et validée juridiquement. Toute délai excessif pourrait entraîner des complications : dossiers refusés, retards administratifs, voire sanctions en cas de contrôle.
La procédure de mise à jour du Kbis suit un processus administratif encadré, qui diffère légèrement selon la nature de la modification (changement de siège, de dirigeant, de capital social, etc.). Toutefois, certaines étapes sont communes à toutes les situations.
En pratique, la modification du Kbis s’effectue via une déclaration de changement d’informations au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), entraînant l’émission d’un nouvel extrait.
Avant toute formalité, il convient de formaliser la décision de modification :
Le formulaire dépend du type de changement :
Ces formulaires sont disponibles en ligne et doivent être transmis via le guichet unique (voir partie suivante), accompagné des pièces justificatives.
Le dossier complet comprend :
👉 Une fois le dossier finalisé, vous pouvez effectuer le dépôt :
Depuis le 1er janvier 2023, toutes les démarches de création, de modification ou de cessation d’activité doivent passer par le guichet unique électronique, mis en place par l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle).
Ce guichet centralise les formalités des entreprises, et remplace les anciens interlocuteurs comme le greffe, le CFE ou l’URSSAF. Il s’agit d’une plateforme en ligne obligatoire pour toute mise à jour du Kbis.
Une fois votre demande validée par le greffe via la plateforme, un nouvel extrait Kbis est généré, intégrant toutes les informations corrigées ou ajoutées.
Pour que la modification du Kbis soit effective, il est impératif de transmettre un dossier complet et conforme. En effet, le greffe du tribunal de commerce ou le guichet unique validera la demande uniquement si tous les justificatifs sont fournis correctement.
Les pièces à fournir dépendent de la nature du changement, mais certaines sont systématiquement requises :
👉 Des justificatifs complémentaires peuvent être demandés si la forme juridique change, ou en cas de transfert de siège vers un autre ressort de greffe. Le greffe se réserve le droit de rejeter un dossier incomplet, ce qui peut ralentir considérablement la mise à jour du Kbis.
Pour éviter les erreurs, prenez le temps de vérifier chaque document, sa date, sa signature, et sa cohérence avec les autres pièces du dossier.
Modifier un extrait Kbis engendre à la fois des frais administratifs, des délais à anticiper, et parfois des effets secondaires juridiques selon la nature de la modification.
Les frais varient en fonction du type de formalité :
Les délais dépendent du canal choisi :
Une fois la demande validée, le nouvel extrait Kbis est disponible immédiatement en téléchargement, attestant de la mise à jour officielle.
Ne pas mettre à jour son Kbis peut entraîner :
💡 Pour éviter ces désagréments, mieux vaut anticiper toute modification en amont et vérifier régulièrement que votre extrait Kbis reflète bien la réalité juridique de votre société.
Bien que la procédure de modification d’un Kbis soit relativement standardisée, certains cas particuliers nécessitent une attention renforcée :
💡 Changement de ressort de greffe
Lors d’un transfert de siège social hors du ressort du greffe d’immatriculation initial, il est impératif :
Cela implique une double formalité, donc un dossier plus complexe et des frais plus élevés.
💡 Transformation juridique de la société
Changer de forme juridique (ex : passer d’une SARL à une SAS) demande :
💡 Ajout ou retrait d’un co-gérant ou directeur général
Dans certains cas, plusieurs dirigeants peuvent coexister. Toute nomination ou démission doit être actée formellement et déclarée, faute de quoi le Kbis restera erroné.
Il y aussi des erreurs à éviter :
👉 Toutes ces erreurs peuvent ralentir considérablement la procédure, voire conduire à un refus du greffe.
Pour sécuriser la démarche, il est conseillé de vérifier les documents point par point, ou de s’entourer d’un prestataire comme SeDomicilier qui accompagne les formalités de modification.
